HR secretaresse en support

HR secretaresse en support

NEN Delft

Wat is vereist?

  • Mbo+ / hbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar werkervaring op een soortgelijk niveau
  • Goede beheersing Nederlandse taal, in zowel woord als geschrift
  • Uitstekende beheersing met MS Office programma’s, met name Outlook agendabeheer
  • Goed gevoel voor verhoudingen en relaties
  • Je kunt je verplaatsen in situaties en vooruit denken
  • Secuur, gestructureerd, initiatiefrijk, gedreven en oplossingsgericht

Wat krijg je?

  • € 2.800 tot € 3.500 bruto p/m (o.b.v. fulltime)
  • 28 tot 32-urige werkweek
  • 23 vakantiedagen + 12 ATV-dagen (o.b.v. fulltime)
  • Ruime trainings- en opleidingsmogelijkheden
  • Laptop, telefoon + tegemoetkoming reiskosten
  • Mogelijkheid tot hybride werken
  • Budget voor het inrichten van je thuiswerkplek

Wat doe je?

  • 15% Agendabeheer voor Manager HR
  • 20% Administratieve werkzaamheden in AFAS
  • 15% Contact met andere afdelingen
  • 20% Inplannen van sollicitatiegesprekken met kandidaten en vacaturehouders
  • 10% Intern overleg
  • 15% NEN Academy bijhouden
  • 5% Werken in SAP-systeem

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Recruitment

Vacature

Als HR secretaresse en support bij NEN ondersteun je de Manager HR en draai je mee met de belangrijkste HR-projecten. Op dit moment zijn dat het binnenhalen van nieuwe NEN-collega’s en het vergroten van het aanbod van de NEN Academy. Je draagt zorg voor een hoge kwaliteit van dienstverlening. Plannen, organiseren en coördineren zijn belangrijke aspecten van je werk. Je houdt het overzicht en coördineert zelfstandig complexe secretariële en administratieve werkzaamheden, het beheren van complexe agenda’s, het maken van afspraken tussen kandidaten en interviewers. Dit doe je met een goed gevoel voor urgentie en op een initiatiefrijke wijze. Je helpt mee met het organiseren van van trainingen van de NEN Academy en behandelt de e-mailberichten en vragen van NEN-collega’s.

Ook word je ingewerkt als HR Backoffice Medewerker waarbij je eenvoudige administratieve taken verricht, zoals het verwerken van mutaties in het personeelsbestand. Je bent daarnaast betrokken bij de optimalisatie van HR-processen.

Je werkt in het HR-team, dat bestaat uit de HR Manager, drie HR Business Partners en de HRBP NEN Academy. Daarnaast werk je samen met andere afdelingen zoals Finance, ICT en de Salarisadministratie. Ten slotte ondersteun je de NEN Academy, bijvoorbeeld door aan- en afmeldingen in de gaten te houden en rapportages bij te houden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Als je het leuk vindt om als een spin in het web afspraken te maken, administratief werk te doen en praktische vragen van collega’s te beantwoorden, dan is dit een baan voor jou!

Werkweek

HR secretaresse en support

Op een leuke dag is het gelukt om de puzzel van het maken van afspraken voor interviews met kandidaten op te lossen en heb ik veel antwoorden teruggekregen van een evaluatie van een training georganiseerd door de NEN Academy.

Tijdens minder leuke dagen krijg je veel mails binnen en lijkt er geen einde aan te komen.

  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Lunch
    • Agendabeheer
    • Weekstart met team
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Training inplannen
    • Spoedklus oppakken
    • Personeelsmutaties verwerken in AFAS
    • HR-mailbox bijwerken
    • Arbeidsovereenkomsten opstellen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Dossiers bijwerken
    • Gesprekken inplannen
    • AFAS-taken wegwerken
    • Agendabeheer
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Feedbackformulieren naar kandidaten sturen
    • Bellen met collega
    • Training opstarten: NEN Academy
    • Contracten opstellen
    • Agendabeheer
    • HR-mailbox bijwerken
    • Lunch
    • Teamoverleg voorbereiden
    • Online inspiratiesessie
    • Indiensttreding nieuwe collega voorbereiden
    • Mutaties doorgeven
    • SAP-mutaties verwerken
    • Bellen met collega
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Personeelsmutaties verwerken
    • HR-vragen van medewerkers beantwoorden
    • HR-mailbox bijwerken
    • Mails lezen en beantwoorden

Voorbeeld uit de praktijk

Een manager heeft een volle agenda en toch moet een kandidaat ergens in de agenda worden gepland. Hoe krijg je dit voor elkaar?

Samen met de secretaresse van de manager probeer je creatief naar oplossingen te zoeken. En het geeft een kick wanneer dit lukt.

Groeipad

Bij NEN staat jouw ontwikkeling centraal. Wij investeren in onze medewerkers door vanuit de NEN Academy diverse inspirerende kennis- en inspiratiesessies aan te bieden. Je kunt zowel intern als extern opleidingen en trainingen volgen, die bij jou en je functie aansluiten. Bovendien heb je op regelmatige basis intervisie met collega's, die in dezelfde periode gestart zijn als jij.

HR secretaresse en support

Werken bij NEN

NEN is opgericht in 1916 ter ondersteuning van normalisatieprocessen. Dit doet NEN door gezamenlijke afspraken te maken met belanghebbende partijen, waaronder bedrijven, overheden, ngo’s en start-ups. Deze afspraken worden ook wel normen of 'best practices' genoemd. Normen bevorderen innovatie, duurzaamheid, veiligheid, efficiency en internationale handel, zowel op nationaal als op internationaal niveau. Die afspraken worden gemaakt in (inter)nationale normencommissies; hiermee is NEN het kennisnetwerk voor normontwikkeling en -toepassing. Daarnaast ondersteunt NEN de toepassing en het gebruik van normen in de praktijk, bijvoorbeeld door trainingen en praktijkgidsen aan te bieden.

NEN beheert ruim 34.000 normen. Dit zijn de in Nederland aanvaarde internationale (ISO en IEC), Europese (EN) en nationale normen (NEN). Deze zijn allemaal verkrijgbaar bij NEN, al dan niet als losse norm of in abonnementsvorm via NEN Connect. Ook faciliteert NEN de ontwikkeling en het beheer van certificatieschema's. NEN certificeert zelf niet, maar fungeert als onafhankelijk platform om certificatieschema's op te zetten en te beheren.

NEN is een non-profit stichting, heeft 300 medewerkers en een netwerk bestaande uit bijna 5.500 commissieleden.

  • Delft
  • Wereldwijd actief
  • 300 werknemers in Nederland
  • 66% / 34%
  • Hybride thuiswerkmogelijkheden

Collega's

Shirin Golyardi - Senior Consultant Zorg & Welzijn

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het werk bij NEN is erg afwisselend en je krijgt veel ruimte om je eigen ideeën uit te werken. Ik vind het internationale karakter van mijn werk ook erg inspirerend en heb meerdere Europese projecten en internationale commissies begeleid. Ik werk met veel plezier binnen een enthousiaste en ambitieuze team waarin leren van elkaar voorop staat.

Wat was je vorige baan?
Junior advocaat.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lezen, sporten, vakantie vieren met mijn gezin en gezellige momenten met vrienden en familie.

Astrid de Haes (44) - Consultant ICT

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben een coördinator in hart en nieren: laat mij maar faciliteren en regelen. Ik kwam uit de transportwereld en wilde graag mijn horizon verbreden. Bij NEN kreeg ik de kans om volop processen te begeleiden rondom een breed scala aan interessante onderwerpen.

Wat was je vorige baan?
Secretaris, Beleidsmedewerker bij TLN.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, Whodunnits kijken, daktuinieren en uiteraard op reis.

Rianne Boek - Consultant cluster Elektrische Installatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Om kort uit te leggen waarom ik bij NEN ben komen werken is een uitdaging. Het is een lang, bijzonder verhaal, dat ik graag onder het genot van een kop koffie met je deel. Maar het moest zo zijn. Ik was klaar voor NEN en NEN klaar voor mij. Al bijna 15 jaar samen :-)

Wat was je vorige baan?
Voor NEN heb ik een adminstratieve baan gedaan bij een kinderopvangorganisatie. Met kleine kinderen thuis vond ik dat heerlijk. Maar op een gegeven moment wil je weer iets uitdagends doen. Dat bood NEN mij. Eerst als projectassistent, daarna als consultant.

Wat doe je in je vrije tijd?
Hardlopen! Ik ben een lange afstandsloper; gek op de halve marathon (21,1 km) en af en toe een hele (42.2 km).

Zarra van Maastrigt - de Laat - Consultant, Agrofood en Consumentenzaken

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Als politicoloog met een liefde voor internationale ontwikkeling in voedsel en landbouw, was ik op zoek naar een plek waar deze twee thema's samenkomen. Bij NEN ben je als consultant bezig met het samenbrengen van mensen, het zoeken van consensus, politiek gevoelige situaties oplossen, beleidsontwikkelingen bijhouden en tegelijkertijd kan ik werken aan de thema's die ik interessant vind.

Wat was je vorige baan?
Proces manager bij een zonnepanelenbedrijf.

Wat doe je in je vrije tijd?
Politicologie (UvA) en International Development (WUR).

Rob Kotte (42) - Consultant, Bouw & Installatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb twaalf jaar in de bouwsector gewerkt als architect. Toen ik op zoek was naar een baan waar ik mij breder kon ontwikkelen, wees een oud-collega mij op NEN. In de gesprekken die ik heb gevoerd tijdens mijn sollicitatie werd ik erg enthousiast van de diversiteit aan onderwerpen, de vrijheid van werken en het internationale karakter van de functie als consultant normalisatie.

Wat was je vorige baan?
Architect.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zwemmen en reizen.

Julia Stikkelman (35) - Consultant, Bouw & Installatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Toen ik solliciteerde op mijn huidige functie, werkte ik al een aantal uur per week bij het cluster Bouw & Installatie. Het was eigenlijk niet mijn plan om heel lang te blijven of meer uren voor NEN te gaan werken, maar zowel de sfeer, als de inhoud van het werk hebben me positief verrast Er wordt hard gewerkt, maar er is ook altijd ruimte en animo voor een borrel of feestje.

Wat was je vorige baan?
Project Ingenieus op ZZP-basis.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lezen, relaxen, sporten, vrienden zien, docu's en films kijken.

Naazra Lalmahomed (49) - Projectassistent, Energie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
NEN is op mijn pad gekomen. Ik was op zoek naar een nieuwe uitdaging. Ik werk hier nu ruim 13 jaar en het bevalt mij nog steeds. NEN is een goede werkgever!

Wat was je vorige baan?
Administratief medewerker bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, luieren, met vrienden afspreken, reizen.

Robert Boonman (60) - Functioneel Beheerder, IT

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
NEN had enige jaren geleden een vacature die werkelijk op mijn lijf geschreven was. En... dat bleek ook zo te zijn!

Wat was je vorige baan?
Controller.

Wat doe je in je vrije tijd?
Hardlopen.

Irene van den Handel (47) - Projectassistent Bouw

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
NEN is een erg flexibele werkgever en je krijgt genoeg kansen die je kan benutten.

Wat was je vorige baan?
Secretaresse bij een Notariskantoor.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, en tijd doorbrengen met mijn kind, en vrienden.

Inge Piek - Consultant ICT

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik kwam uit een omgeving waar de communicatie erg zwart-wit was. Ik wilde graag ervaren hoe het is om met verschillende soorten mensen om de tafel te zitten, met als resultaat een gezamenlijk besluit te nemen. Bij NEN was hier de mogelijkheid voor.

Wat was je vorige baan?
Campagneleider bij de Consumentenbond

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen met de hond, hardlopen en muziek spelen en luisteren.

Sollicitatieproces

Eerste gesprek (online of fysiek)
± Binnen 1 week
Tweede gesprek (online of fysiek)
± Binnen 1 week
Arbeidsvoorwaardengesprek
± Binnen 1 week
Je hebt de baan!

Interessante baan?